Entra em vigor em 2019, através do Decreto-Lei nº 111-B/2017, o novo Código de Contratação Pública da qual a Diretiva Europeia 2014/55/UE é parte integrante.
A nova forma de contratação pública torna obrigatória a emissão de faturas eletrónicas para empresas que trabalham com organismos públicos.
Esta alteração, assume-se como uma transformação digital em termos funcionais e processuais, tornando todo o processo de faturação mais eficiente, transparente e fiável.
O que é o EDI?
O Eletronic Data Interchange tem como finalidade constituir-se como um standard de troca de dados entre entidades envolvidas no processo de faturação, que permitam a formatação de dados a partir da própria emissão de documentos tornando-os transmissíveis e decodificáveis por parte dos recetores, com a menor intervenção humana possível.
Em Portugal o EDI já é utilizado por alguns agentes económicos, maioritariamente empresas ligadas ao grande consumo e ao retalho, que através de codificações específicas asseguram os seus processos de faturação com outras empresas.
Não existe um sistema universal de EDI mas sim vários standards de codificação. Neste caso, a contratação pública irá ter um standard específico para a sua comunicação de documentos.
Quais são os prazos para implementação do EDI nos contratos com a administração pública?
Considerando a complexidade do processo de transformação digital e de implementação de faturação eletrónica, especialmente para pequenas e médias empresas, o Decreto-Lei nº 123/2018 de 28 de Dezembro 2018, veio definir na legislação nacional os prazos limite para implementação do EDI. Dependendo do tipo de organismo público, os prazos podem ser diferentes.
O último dia de 2020 marcou a data limite para as grandes empresas fornecedoras do setor público adotarem soluções de faturação eletrónica. Em 2021, também as micro e pequenas empresas fornecedoras do Estado terão de implementar a faturação eletrónica.
Assim, através do Decreto-Lei n.º 14-A/2020, o Estado definiu novas datas para que as empresas possam começar a utilizar a fatura eletrónica nos contratos públicos.
Com este alargamento do prazo, a nova calendarização passou a ser:
| Administração Pública | |
| 18 de Abril de 2019 | Estado e Institutos Públicos |
| 18 de Abril de 2020 | Regiões Autónomas; Autarquias locais; Entidades administrativas independentes; Banco de Portugal; Fundações públicas; Associações públicas e Associações de que façam parte uma ou várias das pessoas coletivas referidas anteriormente, desde que sejam maioritariamente financiadas por estas, estejam sujeitas ao seu controlo de gestão ou tenham um órgão de administração, de direção ou de fiscalização cuja maioria dos titulares seja, direta ou indiretamente, designada pelas mesmas. |
| Sector Privado | |
| 1 de Janeiro de 2021 | Entrou em vigor a obrigatoriedade da faturação eletrónica nos contratos públicos para as grandes empresas (empresas que reúnam pelo menos uma destas três condições: acima de 250 funcionários, mais de 50M€ de faturação ou 43M€ de balanço). |
| 1 de Julho de 2021 | Entra em vigor a obrigatoriedade da faturação eletrónica para as Pequenas e Médias Empresas fornecedoras do Estado. |
| 1 de Janeiro de 2022 | as microempresas fornecedoras de entidades públicas ficam obrigadas a emitir faturas eletrónicas através de um software de faturação eletrónica para responder à obrigatoriedade nos contratos públicos. |
As empresas e entidades, que utilizem mecanismos de faturação diferentes dos previstos no Código dos Contratos Públicos, até ao fim dos prazos mencionados, não podem ser excluídos ou de qualquer forma discriminados pela Administração Pública no âmbito dos seus procedimentos concursais.
Outros dados relevantes sobre o EDI
A Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (eSPap, I.P.) será a entidade que irá garantir a coordenação de todo o processo de implementação da faturação eletrónica para as entidades públicas referidas, bem como desenvolver os mecanismos de suporte necessários para a Administração Pública.
Deste modo, esta entidade irá assegurar a receção e processamento de todas as faturas eletrónicas remetidas para a Administração Pública.
Posso utilizar a faturação eletrónica (EDI) com o meu software?
Sim, os diversos softwares representados pela KERNEL estão preparados para o processamento da faturação eletrónica, sendo apenas necessário ajustar o licenciamento dos mesmos e proceder às configurações do respetivo serviço. Entre em contacto connosco para que em conjunto com os nossos técnicos prepare o seu ERP e a sua empresa possa cumprir os novos requisitos legais e comunicar os seus documentos de faturação em formato eletrónico para a Administração Pública.
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