Como fazer o INVENTÁRIO e comunicá-lo à AT
Não tem o seu inventário pronto e não sabe por onde começar?
Nós ajudamos!
Para começar, é importante ficar atento a data-limite de comunicação e o formato da entrega declarativa à Autoridade Tributária – AT
- A comunicação de inventários relativos a 2022 deverá ser feita até 28 de fevereiro de 2023. Esta comunicação irá manter o formato da entrega declarativa de 2021, referente aos inventários de 2020. Ou seja, a estrutura do ficheiro de comunicação de inventários em vigor é sem valorização e apenas com quantidades.
- Já a comunicação dos inventários relativos a 2023, terá uma nova estrutura de acordo com a Portaria n.º 126/2019, de 02 de maio, a estrutura do ficheiro passará a contemplar quantidade e valor e A comunicação à AT deverá ser efetuada até ao dia 31 de janeiro de 2024.
Quem está obrigado a comunicar o Inventário à AT?
Está obrigado à comunicação de inventário às pessoas singulares ou coletivas que reúna as seguintes condições cumulativas:
- tenha sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português;
- disponha de contabilidade organizada;
- e não esteja enquadrado no regime simplificado de tributação.
Nota: No caso de inexistência de stock, os sujeitos passivos obrigados devem declarar no portal e-fatura que não têm existências.
Quais são as multas aplicadas?
Quem deixar de comunicar o seu inventário à AT dentro do prazo, está sujeito a multa que pode ir de 200€ a 10 000€ se for sujeito passivo de IRS, e de 400€ a 20 000€ se for uma sociedade.
O que é e quando deve comunicar o Inventário?
O inventário de uma empresa consiste na listagem dos seus elementos patrimoniais, quantidades e valor de cada um.
O inventário tem como objetivo ter uma imagem real das mercadorias da empresa. Essa inventariação deve ser feita pelo menos uma vez por ano e no último dia do ano Fiscal que geralmente coincide com o ano civil.
Que tipos de Inventário existem?
Existem vários tipos de inventário possíveis. Vamos focar-nos na diferença entre dois tipos de sistemas: o inventário intermitente e o inventário permanente. O sistema de inventário permanente é obrigatório, de acordo com o Decreto-Lei nº 98/2015, para todas as empresas que, à data do balanço, ultrapassem 2 dos 3 seguintes critérios:
- Total do balanço: 350 000€;
- Volume de negócios líquido: 700 000€;
- Número médio de empregados durante o período: 10.
O inventário intermitente é o tipo de inventário utilizado em pequenas empresas. Faz uso de um sistema informático simplificado ou de processos manuais. Com este método, o custo de venda é apurado através do inventário físico das mercadorias em armazém.
Dado que o sistema em utilização é bastante simplificado, é impossível aceder ao valor em inventário no imediato. Este apenas é contabilizado quando se faz o inventário, que pode ter diferentes periodicidades (mensal, trimestral, semestral, anual).
Este tipo de inventário já é mais complexo, sendo aplicado através de um software de ERP (Enterprise Resource Planning, em português Sistema Integrado de Gestão Empresarial). Este tipo de software inclui todos os movimentos de venda (como as vendas, o IVA, clientes c/c) e de compra (como as compras, mercadorias e custo das mercadorias vendidas). Com acesso constante e atualização dos movimentos em tempo real, um software ERP permite acesso imediato ao lucro da empresa.
Como garantir a qualidade de um sistema de inventário Permanente?
Para assegurar que o sistema de inventário permanente é implementado e gerido com qualidade, devem ser tidos em conta alguns pontos:
- O registo da nota de encomenda do fornecedor deve preceder todas as compras;
- Na nota de encomenda acima referida devem constar os valores exatos da compra (preço e quantidade);
- Aquando da chegada da mercadoria, deve seguir-se um protocolo de receção e verificação, indicando na nota de encomenda os produtos e quantidades recebidos (tendo maior atenção em entregas parciais);
- É importante garantir que todos os produtos estão etiquetados. Desta forma é possível fazer uma leitura automática dos códigos de forma a reduzir o erro e acelerar os processos de faturação e inventário;
- Por forma a tornar o processo de atualização do inventário mais eficiente, a empresa pode optar por um dispositivo de verificação móvel (como um PDA ou tablet), dotado de um software de inventário;
- Deve ser implementado um procedimento para lidar com o controlo de quebras, sobras e furtos e controlo financeiro.
Relativamente às sobras, não se levantam quaisquer questões fiscais, mas para as quebras e os furtos devem seguir-se determinados procedimentos para evitar problemas. Assim, é importante que a criação e atualização do inventário seja feita de forma meticulosa, de modo a evitar que a empresa incorra em penalizações fiscais.
No artigo 86º do CIVA lê-se “salvo prova em contrário, presumem-se adquiridos os bens que se encontrem em qualquer dos locais em que o sujeito passivo exerce a sua atividade e presumem-se transmitidos os bens adquiridos, importados ou produzidos que se não encontrem em qualquer desses locais.”
Com base no artigo, a falta de mercadoria será interpretada como tendo sido uma venda não documentada. Qualquer ausência deve ser registada com os devidos documentos (como a certidão de furto por parte da Polícia Judiciária) e o sistema deverá ser regularizado.
Como fazer um Inventário na prática?
Para as empresas que possuem um sistema de ERP, as operações de registo de contagens e reporte e geração do ficheiro de inventário a comunicar são efetuadas através do ERP.
Se tem dúvidas como efetuar estas tarefas no se ERP entre em contacto connosco, nós ajudamos.
Para as empresas que não dispõem de um ERP, podem sempre utilizar folhas de cálculo, o Excel, para fazer seu controlo de inventário.
Como criar uma tabela para o controlo do inventário, a partir do Excel.
Crie 8 colunas com os seguintes nomes:
- Código dos produtos;
- Código numérico;
- Descrição (do produto);
- Preço unitário;
- Quantidade em stock;
- Tipo de produto;
- Unidade de medida;
- Total.
A coluna “Total” é a multiplicação dos valores “Preço unitário” e “Quantidade em stock” . Precisa criar a formula de multiplicação na coluna “Total”: “=[@[Preço Unitário]]*[@[Quantidade em Stock]]”.
Insira o número de linhas que necessárias, uma para cada produto.
Na última linha adicione um TOTAL, criando uma fórmula com somatório dos valores da coluna “Total”, para obter um somatório com o valor total dos produtos do inventário.
Esperamos ter ajudado, mas se tiver dúvidas ou precisar de ajuda, não hesite em contactar-nos. Teremos todo o gosto de ajudá-lo.